راهنمای جامع خرید تجهیزات اداری

با ظهور فناوری، پویایی فضاهای کاری مدرن تا حد زیادی تغییر کرده است. زمانی خرید تجهیزات اداری به چند صندلی و میز محدود می شد. اکنون، وقتی نوبت به خرید تجهیزات اداری جدید می رسد، صاحبان مشاغل باید به تعدادی از عوامل و تجهیزات اداری جدید توجه داشته باشند.

کار اداری ممکن است برای برخی افراد ساده و آسان به نظر برسد، اما کار در دفتر برای اکثر کارکنان اداری کمی خسته کننده است. در نظر داشته باشید که هر نوع کار اداری، نیازمند تجهیزات اداری خاص خود است. برخی از شرکت‌ها تجهیزات مورد نیاز برای انجام یک کار مناسب را در اختیار کارمندان خود قرار می‌دهند.

مدیران همیشه می‌خواهند که کارمندان‌ آنها، فعال باشند و کارهای مفیدی برای شرکت انجام دهند؛ به همین دلیل، باید فهرستی از لوازم جانبی اداری و تجهیزات اداری تهیه کنند که می‌تواند بهره‌وری کارمندان را افزایش دهد. در ادامه قصد داریم ضمن بهترین تجهیزات اداری، راهنمای جامع خرید تجهیزات اداری را به شما ارائه دهیم.

چاپگر (پرینتر)

یک دفتر کار باید حداقل یک چاپگر (پرینتر) برای تهیه کپی‌های کاغذی از فایل‌ها و اسناد داشته باشد. اسناد تجاری مانند لیست محصولات، معاملات مالی، فاکتورها، نامه ها، گزارش‌ها و ... باید به صورت نسخه‌های چاپی ذخیره شوند. علاوه بر تبدیل فایل‌های الکترونیکی به کپی‌های کاغذی، پرینترها همچنین می‌توانند اسنادی چاپی حاوی تصاویر اسکن شده ایجاد کنند.

امروزه انواع مختلفی از پرینترها به بازار عرضه شده است. پرینتر خانگی، ساده ترین نوع چاپگر است که قیمت بسیار مناسبی نیز دارد. اما پرینتر‌های اداری قیمت بالاتری دارند و به همان نسبت امکانات بهتری را نیز در اختیار کاربران قرار می‌دهند. همچنین انواع خاصی از پرینترها نیز به بازار عرضه شده اند که دارای کاربردهای خاصی هستند. مثلا از لیبل پرینتر، برای چاپ بارکد روی لیبل‌ها استفاده می‌شود. لیبل پرینترها در انواع صنعتی (برای شرکت‌های بزرگ) و رومیزی (برای فروشگاه ها) تولید شده اند.

پرینتر لیزری و پرینتر جوهر افشان

پرینترهای جوهر افشان نسل قدیمی تر پرینترها هستند که هنوز هم در بازار وجود دارند. پرینتر لیزری برای رقابت با پرینترهای جوهرافشان از نظر سرعت و کارایی توسعه داده شدند و از آن زمان به دلیل خروجی مقرون به صرفه خود به پرینتر مورد استفاده کاربران چاپ تجاری تبدیل شده اند. برخلاف پرینتر جوهرافشان، پرینترهای لیزری از ماده پودری به نام تونر در فرآیند چاپ استفاده می‌کنند. این تونر با استفاده از یک درام شارژ شده الکتریکی در خود چاپگر گرم شده و به یک صفحه چسبانده می‌شود و این امکان چاپ سریع و کارآمد را فراهم می‌کند.

پرینتر سوزنی و حرارتی

در پرینتر سوزنی، هد چاپگر دارای سوزن‌هایی است که در هنگام برخورد با کاغذ، طرح موردنظر را روی کاغذ چاپ می‌کند و این عمل به صورت سطر به سطر انجام می‌شود. اما در پرینتر حرارتی، بخش هد دستگاه با گرم کردن بخش‌های خاصی از کاغذ طرح موردنظر روی آن چاپ می‌شود. معمولا سرعت و کیفیت چاپ در پرینتر حرارتی بیشتر از پرینتر سوزنی است.

پرینتر رنگی و سیاه و سفید

پرینترها از نظر تعداد رنگ‌های خروجی، به دو دسته پرینتر رنگی و پرینتر سیاه و سفید تقسیم می‌شوند. برای چاپ اسناد اداری و ساده، خرید پرینتر سیاه و سفید مناسب است. اما در صورتی که قصد چاپ تصاویر رنگی را دارید، بهتر است به خرید پرینتر رنگی فکر کنید.

پرینتر چندکاره

علاوه بر پرینتر تک کاره، انواع مختلفی از پرینترهای چندکاره به بازار عرضه شده است که با نام‌های پرینتر دو کاره، پرینتر سه کاره و پرینتر چندکاره شناخته می‌شوند. پرینتر چندکاره، پرینتری است که قابلیت‌های دیگری را نیز به کاربر ارائه می‌دهد. از جمله چاپ تمام رنگی، کپی، اسکن و فکس. این قابلیت ها، پرینترهای همه کاره را برای کاربران تجاری و داخلی بسیار کاربردی می‌کند، اگرچه با توجه به عملکردهای اضافی موجود، باید انتظار پرداخت مبلغ بیشتری را برای خرید این پرینترها داشته باشید.

برند پرینتر

برندهای مختلفی در زمینه تولید پرینتر فعالیت می‌کنند. پرینتر HP یکی از محبوب ترین پرینتر‌های موجود در بازار است. تنوع بالای پرینتر اچ پی، محصولاتی را متناسب با نیاز همه کاربران در اختیار آن‌ها قرار می‌دهد.

از دیگر برندهای موجود در بازار می‌توان به پرینتر CANON اشاره کرد. پرینتر کانن ضمن برخورداری از قیمت مناسب، کیفیت بالایی نیز دارد. برند پرینتر EPSON یکی از باکیفیت ترین برندهای پرینتر موجود در بازار است. پرینتر اپسون علاوه بر تنوع بالا، قیمت مناسب و کیفیت عالی را به کاربران ارائه می‌دهد. یکی دیگر از برندهای کمتر شناخته شده، پرینتر Brother است. اگرچه پرینتر برادر به اندازه سایر برندها مشهور نیست، اما کیفیت و قیمت مناسبی را به کاربران ارائه می‌دهد.

تجهیزات موردنیاز پرینتر

پرینترها معمولا دارای جوهر یا پودری هستند که از آن برای چاپ متن و اشکال روی کاغذ استفاده می‌کنند. معمولا پرینترهای رنگی از جوهر پرینتر استفاده می‌کنند. ست جوهر پرینتر، شامل چند جوهر رنگی از رنگ‌های اصلی است که امکان ثبت تصاویر و متون رنگی را روی کاغذ ایجاد می‌کند.

کارتریج پرینتر، محل نگهداری جوهر یا تونر پرینتر است. پرینتر‌های رنگی لیزری، دارای کارتریج لیزری رنگی هستند. کارتریج لیزری مشکی معمولا دارای یک نوع جوهر سیاه رنگ است که برای چاپ تصاویر سیاه و سفید استفاده می‌شود. پرینترهای جوهر افشان نیز دارای کارتریج جوهر افشان هستند. تانک و کارتریج قابل شارژ، به کاربران امکان شارژ مجدد کارتیج را می‌دهد تا به این ترتیب، نیازی به خرید مجدد مخزن کارتیج نباشد.

پلاتر یا رسام، نوع خاصی از پرینتر است که ابعادی بزرگتر از پرینترهای معمولی دارد و برای چاپ نقشه‌ها و اسناد بزرگ استفاده می‌شود. ماده مصرفی در پلاتر، جوهر پرینتر و پلاتر است که تصاویر و متون با استفاده از آن چاپ می‌شوند.

اسکنر

این روزها، شرکت‌ها و سازمان‌ها تقریبا همه چیز را در فضای دیجیتالی انجام می‌دهند. در حالی که یک چاپگر برای تبدیل اسناد الکترونیکی به فرمت کاغذی استفاده می‌شود، یک اسکنر دقیقا برعکس آن را انجام می‌دهد؛ یعنی تبدیل نسخه‌های چاپی به فرمت دیجیتال. این اسناد شامل عکس‌ها، رسیدهای نقدی، فرم‌های دست نویس، مدارک شناسایی کارکنان و حتی صفحاتی از نشریات چاپی است.

اسکنرها این تصاویر ایجاد شده را بر روی کاغذ کپی می‌کنند و آن‌ها را به فرمت الکترونیکی تبدیل می‌کنند تا بتوان آنها را در رایانه ذخیره یا با ایمیل ارسال کرد. به همین دلیل است که نیاز به خرید یک اسکنر قابل اعتماد و با کیفیت بالا برای فضای اداری خود دارید. مهم است که بدانید کیفیت بسیار مهم تر از قیمت است و همه چیز به ترجیحات و اولویت‌های شما بستگی دارد.

انواع مختلفی از اسکنر اسناد به بازار عرضه شده است. ساده ترین نوع اسکنرها، اسکنر تخت است. در اسکنر تخت، صفحه ای برای قرار دادن اسناد وجود دارد و اسناد به صورت صاف روی اسکنر قرار می‌گیرند.

اسکنر استوانه‌ای نوع دیگری از اسکنرهاست که شکلی استوانه ای دارند. برای اسکن اسناد در اسکنر استوانه ای، اسناد در استوانه دستگاه حرکت می‌کنند.

اسکنر دستی، نوع قابل حمل اسنکرهاست که ابعاد کوچکی دارند. این نوع اسکنرها روی اسناد کشیده می‌شوند و به این ترتیب، تصویر اسناد در حافظه ذخیره می‌شود. از دیگر انواع اسکنرها، اسکنر نقشه است.

اسکنر نقشه بزرگترین نوع اسکنر است که برای اسکن اسناد بزرگ مانند نقشه‌های کاغذی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

دستگاه‌های کپی

استفاده از دستگاه کپی یکی از بهترین راه‌ها برای کپی کردن یک سند و نگهداری یک نسخه چاپی (به خصوص برای اسناد دست نویس) است. زمانی بود که دفاتر از منشی‌ها به نام «کاتب» استفاده می‌کردند تا با تایپ کردن یا بازنویسی دوباره آن، یک کپی تکراری از یک سند ایجاد کنند. اما این کار بسیار دشواری بود و برای همه راه حل آسان و عملی نبود. کم کم این روش‌های سنتی از بین رفت و دفاتر شروع به استفاده از دستگاه‌های کپی کردند. امروزه انواع مختلفی از دستگاه کپی به بازار عرضه شده است که انواع دستگاه کپی سیاه و سفید و رنگی را شامل می‌شود.

بارکد خوان

امروزه در بسیاری از فروشگاه‌ها و شرکت‌ها برای کنترل محصولات و موجودی از بارکدخوان استفاده می‌شود. بارکدخوان‌ها معمولا بر اساس قابلیت‌های اسکن دسته‌بندی می‌شوند، اما ممکن است بارکد خوان‌هایی نیز بر اساس کلاس (مانند انواعPOS ، صنعتی و ...) یا بر اساس عملکرد (مانند دستی، بی سیم و قابل حمل) تقسیم بندی شوند.

بارکدخوان دستی به بارکدخوان‌هایی اشاره دارد که به راحتی با یک دست استفاده می‌شوند. بارکدخوان دستی معمولا از یک مکانیسم ماشه مانند با عملکرد نقطه و اسکن استفاده می‌کند. اسکنرهای بارکد دستی ممکن است بارکدخوان با سیم یا بارکدخوان بی سیم باشند.

بارکد خوان همراه نوع دیگری از بارکدخوان هاست که قابلیت حمل و جا به جایی را دارند. بارکدخوان همراه، با نام بارکدخوان بی سیم نیز شناخته می‌شود.

بارکدخوان بی سیم، برای ارائه عملکرد بدون نیاز به سیم به یک باتری قابل شارژ متکی هستند. این نوع بارکد خوان ممکن است اسکنر لیزری یا اسکنر تصویری باشند. یک نکته کلیدی در انتخاب این نوع بارکدخوان این است که یک شارژ کامل باتری به طور متوسط چقدر دوام دارد.

بارکدخوان باسیم نیز مدل‌های معمولی هستند که شارژ و ارتباط با دستگاه‌های دیگر را از طریق سیم تامین می‌کنند.

دستگاه فکس

دستگاه فکس، وسیله انتقال تلفنی اطلاعات اسکن شده به شماره تلفنی است که معمولا به یک دستگاه خروجی مانند چاپگر متصل است. دستگاه فکس سند اصلی را به عنوان یک تصویر گرافیکی پردازش می‌کند و آن را به یک تصویر بیت مپ تبدیل می‌کند. تمام این اطلاعات پردازش شده روی کاغذ فکس قرار می‌گیرد.

بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها نیاز به ارسال و دریافت اسناد فکس به طور منظم دارند. اگر دفتر شما دارای دستگاه فکس است، بهتر است همیشه رول‌های کاغذ فکس را تهیه کنید. این کاغذ طراحی خاصی برای استفاده در دستگاه‌های فکس دارد و در اندازه‌های مختلف موجود است.

ریبون

ریبون نوعی نوار پلاستیکی است که به طور عمده در پرینترها مورد استفاده قرار می‌گیرد. ریبون یک نوار پلاستیکی است که لایه ای از جوهر روی آن کشیده شده است. ریبون پرینتر سوزنی یکی از پرکاربردترین انواع ریبون است.

ریبون لیبل پرینتر برای چاپ لیبل مورد استفاده قرار می‌گیرد. ریبون کارت پرینتر نیز برای چاپ متون و طرح‌ها روی کارت‌ها (به ویژه کارت‌های PVC‌) استفاده می‌شود. ریبون تاریخ زن یا ریبون هات استمپ، نوعی ریبون حرارتی است که برای چاپ تاریخ روی بسته بندی محصولات کاربرد دارد.

لیبل زن دستی، وسیله ای است که برای چاپ تاریخ، اعداد و حروف، بارکد و ... بر روی بسته بندی‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. نوار لیبل زن دستی، نوار مصرفی این نوع لیبل زن است که برای چاپ متون و اعداد استفاده می‌شود. کاربرد نوار لیبل پرینتر نیز مانند نوار لیبل زن دستی است، با این تفاوت که نوار لیبل پرینتر برای نصب و چاپ در پرینترها کاربرد دارد.

نکات مهم در هنگام خرید تجهیزات اداری

نکات زیادی وجود دارد که لازم است در هنگام خرید تجهیزات اداری به آن‌ها توجه داشته باشید.

قیمت

اولین و واضح ترین عاملی که در هنگام خرید تجهیزات اداری جدید باید در نظر گرفته شود، قیمت است. تا زمانی که دیدگاهی در مورد بودجه و قیمت تجهیزات اداری نداشته باشید، خرید تجهیزات مناسب برای شما دشوار خواهد بود. هنگامی که به دنبال تجهیزات اداری مناسب هستید، باید نیازهای محل کار را درک کنید و عاقلانه خرید کنید. صرف هزینه برای خرید تجهیزات اداری باکیفیت مهم است.

کیفیت

هر زمان که می‌خواهید یک محصول جدید بخرید، کیفیت در درجه اول اهمیت قرار دارد. به خصوص در مورد خرید تجهیزات اداری، بسیار مهم است که به دنبال خرید تجهیزات باکیفیت باشید تا برای مدت طولانی دوام بیاورند. اگر قیمت را بر کیفیت ترجیح دهید، در نهایت مجبور خواهید شد دوباره تجهیزات جدید خریداری کنید.

عملکرد

از آنجایی که تجهیزات مورد نیاز برای هر شرکت با دیگری متفاوت است، باید به عملکرد آن‌ها توجه کنید. این بدان معنی است که شما باید به دنبال تجهیزاتی باشید که با نیازتان سازگار باشد. به عنوان مثال، اگر به دنبال یک چاپگر رنگی برای فضای کاری خود هستید، باید چاپگری بخرید که به راحتی با انواع سیستم‌های کامپیوتری کار کند. به طور مشابه، شما باید تشخیص دهید که آیا تجهیزات موردنیازتان باید چند منظوره باشند یا خیر.

فضای فیزیکی

آیا دفتر کار شما به اندازه کافی جادار هست که بتواند تجهیزات جدید را در خود جای دهد؟ قبل از تصمیم به پرداخت هزینه تجهیزات اداری باید به این سوال پاسخ دهید. به عنوان مثال، اگر فضای کاری کوچکی دارید، خرید تجهیزاتی با ابعاد بزرگ درست نیست. بنابراین بسته به فضا، باید انتخاب‌های خود را انجام دهید. به این ترتیب، اگر دفتر کار بزرگی دارید، باید تجهیزاتی بخرید که فضای کمتری نیاز داشته باشد و هنگام قرار گرفتن در فضای کار ظاهر خوبی داشته باشد.

در حال حاضر فروشگاه کامپیوتر و لوازم جانبی آسارایان برنامه‌ای برای فروش تجهیزات اداری روی سایت ندارد، اما بدلیل درخواست‌های مکرر مشتریان عزیز برای تهیه لوازم و دستگاه‌های اداری از فروشگاه آسارایان، به‌زودی لیست تعدادی از محبوب‌ترین و پرفروش‌ترین لوازم اداری بازار ایران را بروی سایت قرار خواهیم داد و مثل همیشه می‌توانید با خیالی راحت از فروشگاه آسارایان خرید نمائید و تجربه‌ی خوبی را رقم بزنید.